Uno de los aspectos que más me ha llamado la atención a lo largo de mi vida profesional es cómo las organizaciones preparan y coordinan la producción en los proyectos y, más concretamente como los Jefes de Proyecto realizan el Plan del Proyecto.

Lo primero que necesitamos especificar es que entendemos por proyecto, y para tener un orden de magnitud conjunto, nos referiremos a todo aquel proyecto que supere los 65.000 € y los 4 meses de duración; de esta forma identificaremos y especificaremos un conjunto de mínimos.

En segundo lugar necesitamos aclarar que es lo que se entiende por Plan del Proyecto y, no es más, que el conjunto de elementos que permiten, como mínimo, dar respuesta a:

• ¿Qué producto necesita el cliente?
• ¿Qué trabajo hay que realizar?
• ¿Cuándo hay que realizar el trabajo?
• ¿En qué fechas hay que realizar el trabajo?
• ¿Cuánto tiempo le vamos a dedicar?
• ¿Quiénes vamos a participar en el proyecto?
• ¿Cuánto costará la realización del proyecto?
• ¿Cuánto dinero esperamos ganar en la realización de éste proyecto?
• ¿Cuál es el precio de venta?
• ¿Qué problemas podremos encontrar en la realización del proyecto?

Esto me lleva a diseñar un flujo de trabajo que facilite el tránsito de información entre los diferentes productos que conforman el Plan del Proyecto.

• Documento de Requisitos: Especificación formal, estructurada y ordenada de las necesidades y problemática de los clientes. Aunque no pertenece al Plan del Proyecto, su existencia es fundamental.
• Alcance del Producto: Descripción de la solución tecnológica adoptada para cubrir, de forma total o parcial, las necesidades especificadas.
• Alcance del Proyecto: Conjunto de actividades que permiten desarrollar, gestionar y controlar el desarrollo del producto propuesto.
• Cronograma: Distribución temporal de las actividades, según la estrategia de ejecución planteada, que especifica el compromiso de plazos y el trabajo colaborativo.
• Hoja de Esfuerzo: Describe el tiempo de dedicación estimado para completar cada una de las actividades a realizar. Sólo aparecerán aquellas personas cuya producción ha de ser controlada por el Jefe de Proyecto.
• Hoja Financiera: Describe los flujos de caja esperados, incluyendo gastos, facturas a realizar (cliente) y recibir (proveedores).
• Hoja de Riesgos: Descripción de los diferentes riesgos, su impacto, probabilidad, fecha estimada en que se produzca y plan de resolución.

Un aspecto asociado a la Hoja de Riesgos, que puede haberte llamado la atención de la imagen anterior, es que hay ciertas flechas que relacionan dicho entregable con otros del Plan del Proyecto, saltándose el proceso normal. Esto se debe a que la solución adaptada de un riesgo (un nuevo escenario) se debe a la modificación de diferentes elementos (producto, actividades, ordenación cronológica, perfil de los recursos, tiempo de dedicación, costes del proyecto, margen del proyecto, precio del proyecto, etc…), el cual desencadena un conjunto de efectos a tener en cuenta según el flujo especificado.

También podría hablarse en este artículo de qué información, métricas e indicadores deberían aparecer en cada uno de los entregables citados, y cómo los flujos de información nutren el resto de elementos relacionados, pero esto, en todo caso, puede ser objeto de otro artículo.

Esta entrada fue publicada el 30 de Enero de 2009 a las 10:53 y está clasificada bajo: Dirección de proyectos. Puede hacer un seguimiento de los comentarios de esta entrada gracias al feed RSS 2.0. Puede dejar un comentario, o enviar un trackback desde su sitio.